Seuran jäseneksi pääsee jokainen hallituksen hyväksymä henkilö, joka sitoutuu noudattamaan seuran sääntöjä ja päätöksiä. Seuran asioita hoitaa ja sitä edustaa kevätkokouksen vuodeksi kerrallaan valitsema hallitus. Hallituksen muodostaa puheenjohtaja ja 5-15 jäsentä. Hallitus valitsee keskuudestaan varapuheenjohtajan. Hallitus valitsee lisäksi sihteerin, taloudenhoitajan ja muut tarvittavat henkilöt, jotka voidaan valita myös hallituksen ulkopuolelta.
Seuralla on kaksi virallista kokousta; kevätkokous, joka on pidettävä maaliskuun loppuun mennessä ja syyskokous, joka on pidettävä syyskuun loppuun mennessä.
Kevätkokouksessa käsitellään mm. seuraavat asiat:
- Valitaan hallituksen puheenjohtaja joka toinen vuosi
- Valitaan hallituksen jäsenet erovuoroisten tilalle
- Vahvistetaan toimintasuunnitelma sekä talousarvio.
Syyskokouksessa esitetään mm.:
- Vuosikertomus ja tilinpäätös sekä tilintarkastajien antama lausunto
- Päätetään tili- ja vastuuvapauden myöntämisestä hallitukselle ja muille vastuuvelvollisille.
Virallisiin kokouksiin osallistuminen edellyttää seuran jäsenyyttä.
Seuran päivittäisestä toiminnasta vastaavat urheilutoimenjohtaja, junioripäällikkö ja toimiston hoitaja.
Tehtävänkuvat ovat pääkohdiltaan seuraavat:
TOIMINNANJOHTAJA
- Jääkiekon ja seuran ulkoisen kuvan kehittäminen
- Urheilutoiminnanlinjaus
- Seuran pelisäännöt
- Tiedotus – sisäinen ja ulkoinen
- Seuran markkinointimateriaali
- Kaikkien toimijoiden koulutusmateriaalit
- Joukkueenjohtajien koulutus ja tuki
- Huoltajakoulutus
- Toimistonhoitajan ja valmennuspäällikö(ide)n esimies ja tukihenkilö
- Leirien ja lisäharjoitusten suunnitelle ja organisointi
- GrIFK LEIJONA-Urheilukoulu
- Jääaikojen jaon linjaukset
- Urheilupaikkojen jakaminen joukkueille
- Seuratason maalivahtivalmennuksen organisointi
Yhteyden pito kumppaneihin
- Yhteistyöseurat
- Kauniaisten Kaupunki
- Suomen Jääkiekkoliitto
- KaTa ry
VALMENNUSPÄÄLLIKÖT
- Valmentajien koulutusohjelma (KK – A)
- Joukkueiden urheilutoimintasuunnitelmat (KK – A)
- Joukkueiden sarjatason määritteleminen (KK – A)
- Joukkueiden pelaajavalinnat (KK – A)
- GrIFK LEIJONA-Kiekkokoulu
- Seuran varustepooli
Vastata:
- Lasten vanhempien informoimisesta
- Pelaajien liikkumisesta joukkueesta toiseen seuran sisällä (KK – U22)
- Uusien ohjaajien ja valmentajien rekrytoinnista (KK – U22)
- Seuran sisäisten pelisääntöjen noudattamisesta
Toimia:
- Nuori Suomi -ohjelman edistäjänä seurassa
- Palautteen antaja ohjaajille ja valmentajille peleissä ja harjoituksissa (KK – U22)
- Valmentajien tuki- ja yhdyshenkilönä seuran johtoon päin (KK – U22)
Valvoa:
- Valmennussuunnitelman toteutumista eri joukkueissa (KK – U22)
- Valmentajien mukana oloa valmentajaklubissa (KK – U22)
TOIMISTONHOITAJA
- Kahviotoiminnan kehittäminen
- Kahvilavastaavien koulutus
- Uusien myyntiartikkelien hankkinen kahvilaan
- Kahvilatuotteiden tilaaminen ja varaston ylläpito
- Kaikki seuran toimiston palvelut
- Seuran rahaliikenne ja kirjanpito
- Työntekijöiden ja valmentajien palkanlaskenta ja -maksut
- Liiton tiedotteiden toimittaminen joukkueille
- Jäävuorolistojen valmistaminen
- Sarjailmoittautumiset
- Ottelusiirrot
- Pelaajasiirrot
- Pelaajaliikennesiirrot
- Kausijulkaisukalenterin organisointi
- Seuran valokuvausten organisointi
- Joukkueiden laskuttaminen
- Kiekkokoulun ja aikuisten kiekkokoulun laskuttaminen
- Tapahtumahallinta
- Pankkiyhteyshenkilö seuran ja joukkueiden osalta
Vastaa:
- Kahviosta
- Sarjoihin ilmoittautumisista
- Pelaajasiirroista
- Jäävuorolistoista
- Ottelusiirroista
- Seuran jäsenrekisteristä
- Turnaus- ja kv-ottelulupien hakemisesta
- Turnauspalkintojen tilaamisesta
- Turnausten maksujärjestelmistä sekä joukkueitten myynnin järjestämisestä lain mukaan
- Joukkueitten laskuttamisesta
- Toimiston kalusteista ja toimistotarvikkeiden riittävyydestä
- Seuran viirien hankinnasta
- Seuran ilmoitustaulusta
- Hallituksen kokouspaikkojen varauksista
- Hallituksen kokouksen kutsuista ja pöytäkirjoista, sekä niiden eteenpäin toimittamisesta
- Hallituksen kokousten pöytäkirjoista.
- Joukkueitten kokouspöytäkirjojen arkistoinnista
- Kahvion ja muiden sponsorisopimusten etsimisestä, eteenpäin viemisestä ja laskutuksesta
- Joukkueiden tilien avaamisesta ja sulkemisesta tarpeen mukaan
Toimia:
- Kahvilavastaavien ”esimiehenä”
- Joukkueenjohtajien ja joukkueitten rahastonhoitajien neuvojana
- Seuran teknisenä tukena ja laitekorjaajana
- Juniorivalmentajien opastajana työsuhteen velvoitteisiin liittyvissä asioissa.
Valvoa:
- Kahvion toimintaa
- Kahvion siisteyttä ja viihtyisyyttä
- Seuran rahaliikennettä ja laskujen erääntymistä
- Seuran sääntöjen ja raportointi- ym. velvoitteiden hoitamista joukkueissa
- Seuran tietoturvan toteutumista käytännössä ja sen tuomien velvoitteiden noudattamista.